8 pasos para organizar un evento de tu empresa

Los eventos son imprescindibles para dar eco a una empresa o al lanzamiento de un producto. Si está muy bien organizado, pueden lograrse los objetivos que se marquen. ¿Por dónde empiezo?

1. El primer paso que debemos dar, es confiar su organización a una agencia experimentada y que se pueda enfrentar a cualquier imprevisto que se presente.

2. Debemos reunirnos con la agencia elegida para exponerle los objetivos que queremos lograr y el presupuesto máximo que podremos invertir. A partir de aquí comenzaremos a construir nuestro evento y decidir cómo lo queremos enfocar, si queremos incluir alguna temática, espectáculo, intervinientes o invitados "VIP". En estos momentos habría que indicar el número aproximado de asistentes. ¿Incluiremos catering? Es muy importante que cada detalle impacte a nuestro público. Buscamos estimular los sentidos, y para ello intentaremos aprovechar el factor sorpresa a través de la originalidad.

3. Buscaremos una localización que se adecue a los planes y presupuesto acordados. Cuantos más aspectos técnicos y logísticos cubra, menos dinero y personal tendremos que invertir en su acondicionamiento.

4. La empresa encargada de organizar el evento debe presentar un proyecto de decoración, montaje, equipamiento, logística y contratación del personal necesarios para llevar a cabo la producción del acto. En estos momentos sería preciso plantear los horarios de desarrollo de cada una de las actividades que se incluirán, es decir, una escaleta provisional con la cual partir la producción.

5. Hay que empezar a hacer "ruido" y debemos crear expectativas al público que asistirá al evento... y al que no asistirá. La comunicación es tan o más importante que el acto en sí. Ya podemos comenzar a lograr nuestros objetivos mucho antes de su celebración. Es muy importante utilizar redes sociales, blogs, email marketing y viralizar vídeos o mensajes de nuestros VIPs...incluso crear y posicionar una web dedicada exclusivamente al evento. ¿Cómo haremos llegar las invitaciones? Siempre buscando crear un impacto positivo. ¿Debemos convocar a medios, blogueros, influenciadores,...?

6. Hay que elegir los proveedores que nos suministrarán los servicios necesarios y firmar con ellos los contratos pertinentes. En estos momentos será necesario planificar la seguridad en la que no debemos escatimar (extintores, vallas, antiavalanchas, personal de seguridad, ...)

7. Llegado el día del evento, la productora será la encargada de coordinar todas las tareas de montaje, decoración y ensayos para que se cumplan los horarios establecidos. El personal que trabaje en nuestro acto debe transmitir tranquilidad y seguridad. Ellos son la imagen de nuestra marca por un día. Todo el personal debe tener la experiencia suficiente para enfrentar cualquier imprevisto o inconveniente que surja. Nosotros tan solo debemos ejercer de anfitriones.

8. Una vez pasado, debemos comunicar "todo" lo que ha pasado (vídeos, fotos, testimonios,...). Debemos forzar conversaciones sobre lo vivido y lograr prescriptores. Y si pensamos en repetir al año siguiente...¿por qué no empezar a dinamizar el evento ahora? ¿Por qué no pedimos ideas a nuestro público? ¿y si les hacemos protagonistas? Es el momento de sacarle todo el jugo a nuestra inversión.

Por todo lo que he explicado, es sumamente crucial que elijamos una empresa experimentada, solvente y de confianza. Yo ya lo hice en su momento y puedo asegurar que los resultados han sido siempre espectaculares. Ellos son Reto XXI.